Os condomínios são obrigados a registrar-se no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), uma exigência que não os qualifica como pessoas jurídicas, mas é necessária para a execução das suas responsabilidades fiscais e legais. Quando estas obrigações não são cumpridas corretamente, podem resultar em complicações e perdas financeiras.
As responsabilidades destes condomínios podem abranger a folha de pagamento, deveres fiscais adicionais, segurança do edifício, segurança ocupacional, e também a retenção de impostos em notas fiscais por serviços adquiridos de fornecedores, conforme estipulado pelo Inciso IV do Parágrafo 1 do Artigo 30 da Lei nº 10.833 de 29 de dezembro de 2003.
Ao optar pela terceirização de mão de obra através de uma pessoa jurídica, os impostos a serem retidos do valor da nota fiscal de serviços são: Contribuição Social Sobre o Lucro Liquido (CSLL) – 1%, Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) – 3%, e Programa de Integração Social (PIS) – 0,65%. Esta retenção totaliza 4,65% referente a “PCC” (CSLL/Cofins/PIS), aplicada a valores pagos acima de R$ 5.000,00 por mês ao mesmo prestador de serviços. Além disso, o condomínio deve reter 11% do valor para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a taxa de Imposto Sobre Serviço (ISS), que é determinada pelas leis municipais da localidade do condomínio.
Quando o condomínio contratar autônomos, ele deve emitir um Recibo de Pagamento de Autônomos (RPA) e reter os seguintes impostos sobre o valor total: INSS: 11% e ISS. O ISS é um imposto municipal, e a alíquota depende da localidade do condomínio.
Além disso, os condomínios têm responsabilidades associadas à folha de pagamento quando optam por contratar mão de obra direta. Estas responsabilidades incluem: INSS do funcionário, INSS patronal (20% sobre a remuneração), Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) (8% sobre a remuneração), PIS (1% sobre a folha de pagamentos), e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), que incide sobre a remuneração do funcionário de acordo com a tabela atual da Receita Federal.
O condomínio é responsável por reter o valor dos impostos das Notas Fiscais de Serviço, RPA e Folha de Pagamento, e posteriormente repassá-los ao governo. Caso não o faça, poderá ser acusado de apropriação indébita, um crime previsto no Código Penal.
Os condomínios também têm obrigações acessórias, que são deveres administrativos de fornecer informações às autoridades públicas para ajudar a controlar as informações e a arrecadação de impostos. Entre as declarações que os condomínios devem entregar estão a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), e o Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS).
Os condomínios estão isentos de pagar e reter Imposto de Renda para a Receita Federal, pois não são considerados pessoas jurídicas. No entanto, têm obrigações na área de segurança do edifício, que incluem o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e o seguro do condomínio, conforme determinado pelo artigo 1.346 do Código Civil.
Em relação à segurança ocupacional em condomínios, o Ministério do Trabalho e Emprego estabelece três exigências principais: a Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), e o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).
